Haben Sie heute schon wieder eine Aufgabe übernommen, die eigentlich jemand anders erledigen sollte? Willkommen im Club der Kraken – Arme überall, ständig beschäftigt und trotzdem nie fertig. Wenn Sie sich öfter denken „Das mach ich lieber selbst“, sind Sie nicht allein. Der sogenannte MILS-Effekt („Mach ich lieber selbst“) trifft viele Unternehmer und Führungskräfte. Doch wie kommen Sie vom Multitasking-Tentakelwesen zum souveränen Leitwolf? Die Antwort: durch kluges Delegieren. Und das geht einfacher, als Sie denken – in drei klaren Schritten.
Schritt 1: Die richtige Vorbereitung – mit den 6 W zum Ziel
Nicht nur in der Küche ist gute Vorbereitung das halbe Leben. Auch beim Delegieren entscheidet sie über Erfolg oder Frust. Die 6 W-Methode hilft Ihnen, Aufgaben strukturiert zu übergeben.
- Was?
Welche Aufgabe soll konkret delegiert werden? Klarheit spart Rückfragen. - Wer?
Wer ist fachlich und persönlich geeignet? Manchmal ist die richtige Haltung wichtiger als Know-how. - Wann?
Ab wann soll der Mitarbeiter starten – und wie viel Zeit steht realistisch zur Verfügung? - Womit?
Welche Ressourcen, Tools oder Schulungen braucht es für die erfolgreiche Umsetzung? - Wie?
Geben Sie Orientierung, aber lassen Sie Freiraum: So selbstständig wie möglich, so geführt wie nötig. - Warum?
Machen Sie deutlich, warum die Aufgabe wichtig ist – und warum gerade dieser Mitarbeiter sie übernehmen soll.
Tipp: Je besser Sie diese Fragen beantworten, desto leichter wird es, Ihre Mitarbeiter zu überzeugen und zu motivieren.
Schritt 2: Das Delegationsgespräch – kurz, klar, konstruktiv
Auch wenn es nur fünf Minuten dauert: Ein Delegationsgespräch ist Pflicht. Es dient der Information, der Klärung – und vor allem der Motivation.
So gelingt’s:
- Lassen Sie den Mitarbeiter das „Was?“ in eigenen Worten wiederholen – das verhindert Missverständnisse.
- Informieren Sie sich vorher über seine Zeitressourcen. Dann überrascht Sie das „Wann-soll-ich-das-noch-machen“-Argument nicht.
- Verwenden Sie Begriffe wie „Zusatzaufgaben“ mit Bedacht – sonst denkt der Mitarbeiter automatisch an Überstunden.
- Seien Sie verbindlich, aber offen für Fragen. Und: Hören Sie gut zu!
Schritt 3: Kontrolle ist keine Gängelei
Delegation ist kein Loslassen im luftleeren Raum – sondern ein Prozess mit Zwischenstopps. Kontrolle ist dabei nicht Misstrauen, sondern Führung.
Best Practices:
- Vereinbaren Sie gleich beim ersten Gespräch den nächsten Termin zur Rückmeldung.
- Bei komplexen Aufgaben: Teilen Sie diese in drei überschaubare „Pakete“ und planen Sie Zwischenkontrollen ein.
- Bauen Sie die Kontrollabstände je nach Erfahrung und Zuverlässigkeit des Mitarbeiters schrittweise ab – aber nie ganz.
Fazit: Weniger Krake, mehr Klarheit
Delegieren heißt nicht: abladen. Es heißt: führen, entwickeln und Verantwortung teilen. Wer vorbereitet delegiert, klar kommuniziert und sinnvoll kontrolliert, gewinnt doppelt: mehr Zeit für das Wesentliche – und motivierte, selbstständige Mitarbeiter. So werden aus Kraken echte Leitwölfe.
