Wissensmanagement neu gedacht: Warum ein „zweites Gehirn“ kein Luxus, sondern ein echter Produktivitätsbooster ist
Wer als Unternehmerin oder Unternehmer täglich viele Bälle in der Luft hält, kennt das Gefühl: Zu viele Ideen, zu wenig Zeit, und irgendwo war doch noch diese gute Eingebung von neulich … Genau hier setzt die Methode aus dem Buch „Nutzen Sie Ihr zweites Gehirn“ von Tiago Forte an.
Die Grundidee: Unser Kopf ist zum Denken da – nicht zum Merken. Wertvolle Gedanken, Informationen und Erkenntnisse gehören nicht in überforderte Gedächtnisse oder chaotische Notizzettel, sondern in ein zuverlässiges System. Ein digitales, durchdachtes Wissensmanagement – eben ein „zweites Gehirn“.
Das CODE-Prinzip – vier Schritte zum klaren Kopf
Forte hat die Essenz seiner Methode in ein einfaches System gepackt: CODE steht für Capture, Organize, Distill, Express. Was steckt dahinter?
- Capture – sammle nur, was dich weiterbringt
Statt alles zu notieren, liegt der Fokus auf dem Wesentlichen: Ideen, Zitate, Notizen aus Kundengesprächen, Gedankenblitze. Ob mit OneNote, Notion, Evernote oder einfach einer simplen Notiz-App – wichtig ist: alles an einem Ort. - Organize – Struktur für den Alltag, nicht fürs Archiv
Informationen werden nicht nach Themen abgelegt („Marketing“, „Steuern“), sondern nach Handlungsbezug. Beispiel: „Angebot für Müller GmbH“ ist ein Projekt, nicht bloß eine Datei. Forte nutzt dafür das PARA-System (dazu gleich mehr). - Distill – reduziere auf das Wesentliche
Statt Datenmüll zu produzieren, werden Inhalte schrittweise komprimiert – durch Hervorhebungen, Zusammenfassungen und Überschriften. So entsteht aus einem Artikel ein nutzbarer Gedankenanker. - Express – nutze, was du weißt
Das Ziel ist immer: in die Umsetzung kommen. Sei es eine Kundenpräsentation, ein Angebot, ein neues Produkt oder eine Entscheidung – das Second Brain liefert die Grundlage.
PARA – das System, das Ordnung schafft
Die Organisationseinheit hinter CODE heißt PARA und ist ebenso einfach wie effektiv:
- P wie Projekte – alles mit Ziel und Deadline (z. B. Steuererklärung 2024 für Kundin XY)
- A wie Areas (Bereiche) – laufende Verantwortungsbereiche (z. B. Mitarbeiterführung, Marketing)
- R wie Resources („Wissenspool“) – nützliche Inhalte ohne konkreten Anlass (z. B. Fachartikel, Vorlagen)
- A wie Archiv– alles, was erledigt ist und vielleicht noch mal gebraucht wird
Der Clou: Alles, was in deinem Second Brain landet, bekommt sofort seinen Platz. Kein Wühlen, kein Suchen – alles hat eine Adresse.
Drei Beispiele aus dem Unternehmeralltag
1. Vorbereitete Meetings statt Denkblockade
Eine Unternehmerin bereitet sich mit ihrem Second Brain auf ein Strategiegespräch mit dem Steuerberater vor: Sie hat bereits ihre wichtigsten Fragen, die letzte BWA-Zusammenfassung und die Notizen aus dem letzten Meeting gespeichert – alles in einem Projektordner „Unternehmensstrategie 2025“.
2. Content aus dem Archiv statt Neuanfang
Ein Handwerksbetrieb plant einen Social-Media-Post zum Thema Mitarbeitersuche. Statt bei null zu starten, greift er auf eine Sammlung von Formulierungen, Bildern und Ideen zurück, die unter „R – Ressourcen > Personalmarketing“ liegen.
3. Einarbeitung neuer Mitarbeitender in Rekordzeit
Ein kleiner IT-Dienstleister hat sein internes Wissen (z. B. Checklisten, Standardantworten, FAQ) im Bereich „A – Areas > Support“ abgelegt. Neue Kolleginnen finden sich dort schnell zurecht und müssen nicht jeden Handgriff neu lernen.
Warum das Second Brain gerade für kleine Unternehmen ein Gamechanger ist
- weniger Stress, mehr Klarheit: Der Kopf bleibt frei für Entscheidungen, statt mit Kleinkram verstopft zu sein.
- mehr Umsetzung, weniger Nachdenken: Wer seine Ideen gut strukturiert speichert, kann schneller ins Handeln kommen.
- besseres Teamwork: Auch im Team lässt sich das PARA-System nutzen – etwa mit geteilten Ordnern oder digitalen Wissensspeichern.
- skalierbares Wissen: Alles, was einmal gedacht und festgehalten wurde, kann immer wieder genutzt werden – ein echter Wettbewerbsvorteil.
Fazit: Du brauchst kein neues Gehirn – aber ein gutes System
Das „Second Brain“ ist kein Tool-Hype, sondern eine Denkschule für besseres Arbeiten. Wer damit beginnt, baut Schritt für Schritt ein digitales Gedächtnis auf, das mitdenkt, wenn der Kopf mal Pause macht. Und das ist gerade für Selbstständige und kleinere Unternehmer oft Gold wert.
